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Documentação de Acervos

Serviços, consultoria e soluções para acervos e conjuntos documentais:

- Catalogação, digitação, classificação e indexação de conteúdos;

- Elaboração de catálogos e inventários;

- Pesquisa;

- Treinamento de equipes.

Documentação é uma das ações essenciais para instituições, vistas como fontes de informação, é o conjunto de informações acerca do acervo do museu, arquivo ou biblioteca. Trata-se do registro das informações de cada objeto ou documento existente na instituição, como: a produção, história, publicações, inscrições, características físicas, entre outros.

Informações valiosas que servem como referências para pesquisas e exposições, aumentando a acessibilidade da instituição para o usuário; além de permitir o bom gerenciamento e segurança dos próprios objetos para seus gestores, tendo os dados rápidos sobre o estado de conservação, características e localização, por exemplo.

O registro das informações requer conhecimentos específicos acerca do acervo a ser documentado: iconográfico, textual, audiovisual, indumentária, numismática entre outros, um conjunto documental pode ter estes diferentes gêneros, e ainda subdivididos em espécies, por exemplo, no iconográfico: fotos, pinturas, gravuras, cartazes.

A análise do objetivo de documentar o acervo é que orienta a formulação da ficha catalográfica ou descrição arquivística, podendo ser feito registros peça a peça e/ou dos conjuntos documentais apenas. O importante é que esta documentação seja indexada dentro de uma base de dados que atenda às necessidades da instituição. Requer pessoal treinado e especializado, seguir os padrões profissionais e consultar normas e thesaurus de terminologia da área. Os registros sempre devem ser revisados e ainda alocados em sistemas de recuperação seguros, para que os dados não sejam perdidos e posteriormente possam ser consultados.

Antes de iniciar uma documentação é essencial uma pré-organização do acervo, para evitar informações desassociadas ou duplicidades. Também é importante definir questões técnicas e conceituais acerca dos conjuntos documentais, quais os padrões serão utilizados, as fontes de informação, códigos e termos para indexação, elaborar um manual com normas para o preenchimento dos campos na base de dados, evitando a modificação do modelo adotado com perda de informações e constante retorno aos objetos originais.

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